GESTÃO DE PROJETO

Porque gerenciar projetos é tão importante e relevante para evitar o fracasso do empreendimento.

88% dos projetos ultrapassam o prazo, o custo ou ambos. Em média os projetos excedem o custo estimado em 189% e o prazo em 222% segundo Standish Group International.

Murielle Hadad, Diretora da Unidade de Negócios Indústria da SNEF Brasil, ressalta que, sabemos que não existem projetos sem imprevisto. Fatores como pandemias, navios parados na China, falta de matéria prima, variação cambial, aumento de preços, mudança de time, alteração do escopo, dados de entrada incorretos, dentre outros; nos levam a um mundo VUCA, ou seja, volátil, incerto, complexo e ambíguo. A Gestão de Projeto nos proporciona flexibilidade, proatividade, foco em resultados e transparência, contornando situações adversas, além de integrar o cliente nas rotinas e resultados.

Quais são os pilares no gerenciamento de projeto?

O PMI – Project Management Institute revelou que 10% de todo o dinheiro de um projeto é perdido por falta de gestão de projeto.

Para ter sucesso, todo projeto tem como princípio três pilares: Escopo, Prazo e Custo. Essa tríade deve estar em equilíbrio – mudança em um dos pilares acarreta mudança nos demais. O que é mais crítico para o cliente? Onde existe possibilidade de concessões? A engenharia tentou otimizar os custos ou uma análise crítica permitirá reduzir? E comum o cliente perder um tempo precioso durante a fase de aprovações, e ter que pagar muito mais por conta de aumento de custos de materiais ou para reduzir a duração da obra e caber no prazo necessário.

A tríade da Gestão de Projeto.

Escopo

Tem como base o memorial descritivo, especificações de materiais, padrões de instalações, padrões de testes de aceitações, dentre outros aspectos específicos de cada projeto.

Prazo

O primeiro aspecto é o ROI – Return Over Investiment, ou seja, tempo de retorno do investimento. O segundo é Time-to-market, que é um item crucial, a produção do cliente precisa iniciar e voltar dentro do planejado – isso faz parte do cálculo de payback do cliente, por tanto, o investimento será aprovado conforme o prazo.

Custo

Este pilar é muito importante e ponto de extrema atenção, o custo do projeto deve estar com os orçamentos atualizados no momento de fechar o contrato, levando em consideração a quantidade e qualidade de materiais e equipamentos, mão de obra direta e indireta, serviços especiais, dentre outros aspectos próprios.

Etapas da Gestão de Projeto.

Na SNEF Brasil temos cinco etapas principais na abertura de um projeto e são rigorosamente controladas:

Kick-Off
Contempla a abertura da proposta, contrato e comunicação dos principais pontos envolvendo os times internos e cliente. No kick-off tratamos os seguintes aspectos:

Integração da equipe de projeto.

Definição dos canais de comunicação.

Definição das metas e objetivos do time.

Validação das premissas e restrições.

Avaliação dos riscos e soluções de contingência

Definição das responsabilidades individuais - organograma/matriz de responsabilidade.

Seguros etc.

Planejamento
Nesta etapa o Project Manager ou PM, revê os custos e faz um orçamento executivo com histograma e organograma, além de preparar toda a documentação que permitirá acompanhar todos os aspectos do projeto, que são: EAP – Estrutura Analítica do Projeto, Produtividade, Suprimentos, Histograma, Cronograma, Riscos e Oportunidades, Curva de Avanço e Controle de Pendências.

Execução

Em muitas empresas é tudo que se faz. Seria parecido a ir para um lugar novo com compromisso e horário marcado sem verificar a estrada antes, o estado do carro, se tem acidentes etc.

Nesta etapa montamos o time, contratamos, compramos, fazemos a obra.

Monitoramento

Verificar que o executado é conforme ao planejado a través de KPI’s e atualização de documentos de acompanhamento:

Programação semanal.

Controle de produtividade.

Planejamento de mudanças.

Atualização do planejamento.

Relatório mensal.

Project Review mensal.

Encerramento

A quinta e última etapa da Gestão de Projeto é o Encerramento, onde avaliamos o projeto internamente e com cliente, avançamos para o Termo de Aceite e Encerramento Total do Projeto. Após finalizada esta etapa, mas ainda integrado com o cliente fazemos um balanço final do projeto, lições aprendidas e reaproveitamento, além de explorar oportunidades oferecidas pelo sucesso do projeto.

Aspectos de uma Gestão de Projeto completa.

O PMBoK - Project Managemant Body of Knowledge cita 10 aspectos primários na Gestão de Projeto, na SNEF Brasil adotamos 8 desdobramentos e suas variáveis, conheça a seguir esses aspectos:

Gestão de Escopo.

Gestão de Prazo.

Gestão de Custo.

Gestão de Qualidade.

Gestão de Recursos.

Gestão de Riscos.

Gestão de Comunicação.

Gestão de Aquisições.

Gestão de Stakeholder.

Gestão de Integração.

Conheça um pouco dos aspectos tratados pela SNEF Brasil na Gestão de Projeto completa e suas variáveis:

Gestão de Escopo responde às seguintes perguntas:

Quais são os requisitos do Memorial descritivo?

Quais materiais serão comprados/instalados?

Quais são os padrões de instalações por estar num ambiente por exemplo com restrições de higiene, segurança etc.

Quais serão os critérios da aceitação?

Como construir minha EAP (Estrutura Analítica de Projeto) de forma a decompor o projeto em seus blocos elementares?

Gestão de Prazo

A ferramenta principal é o MS Project – Software de gerenciamento de projetos.

Uma vez identificadas os blocos de tarefas da EAP, dividimos as atividades para os recursos dentro dos tempos necessários para cada atividade.

Gestão de Custo

Ao abrir o projeto montamos o orçamento executivo – eliminando os erros do orçamento da proposta, atualizando com custos reais e equipes reais.

Verificamos que conseguimos comprar os materiais conforme custos estimados, com os buy-out previstos.

Gerenciamos o fluxo de caixa para garantir que não gastamos mais do que recebemos.

Gestão de Qualidade

Elaboração de procedimentos.

Execução das inspeções.

Não conformidades.

Data Book – Aspectos da obra.

DDS – Diálogo Diário de Segurança.

Inspeções de segurança.

Gestão de Recursos

Matriz de responsabilidade.

Estimar recursos e atividades.

Adquirir recursos.

Controlar recursos.

Gerenciar e desenvolver equipe.

Gestão de Riscos

Estratégias para riscos negativos:

Evite: elimine os pontos de atenção para evitar riscos.

Transfira: tenha sempre um parceiro, uma seguradora trará segurança para o projeto.

Mitigue: reduza a probabilidade/impacto em todos os aspectos de risco.

Estratégia para Oportunidades:

Explore: faça acontecer, aprofunde-se nesse aspecto e crie oportunidades.

Compartilhe: crie alianças, joint-venture, consórcio, trabalhe em equipe, produza mais.

Aprimore: amplie a probabilidade e/ou impactos positivos.

Gestão de Comunicação

Relatório de fatos importantes da semana – nível diretória.

FUP – Follow-Up com cliente semanal.

Relatório de atividades feitas no campo e previstas na semana.

RDO – Relatório Diário de Obra.

Reporte de progresso.

Gestão de aquisições

Plano de suprimentos – definições de materiais para compra e prazo de entrada no site.

Vendor List - fornecedores homologados ou qualificados.

Planejar contratações.

Solicitar respostas de fornecedores.

Equalizar tecnicamente propostas.

Selecionar fornecedores.

Negociação comercial.

Elaboração de contrato.

Monitoramento de fornecedores.

Diligenciamento.

Relatório de Inspeção.

Encerramento de contrato.

Cronologia de um projeto.

A cronologia é parte fundamental para uma boa gestão e sucesso do projeto, a seguir conheças os aspectos tratados nesta fase:

Engenharia conceitual/básica.

Engenharia detalhada.

Aquisições.

Canteiro de Obra – administrativo e almoxarifado.

Mobilização de pessoas.

Mobilização de equipamentos.

Testes.

Aceite.

Principais problemas encontrados na Gestão de Projeto.

Segundo o PwC – Price Waterhouse Coopers, estatísticas apontam que a maioria dos projetos iniciados falham ou não atingem o sucesso esperado, por diversos fatores, dentre eles uma má gestão de projeto, conheça a seguir os principais problemas:

Inadequação dos recursos.

Prazos para término irreais.

Metas confusas.

Falta de cumprimento do time.

Insuficiência do planejamento.

Falhas de comunicação.

Mudanças nos objetivos e recursos.

Conflitos interdepartamentais ou interfuncionais.

Quer saber os caminhos a serem seguidos para evitar que esses problemas aconteçam no seu projeto, clique no botão abaixo, preencha o formulário que entraremos em contato com você.

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